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Freitag, 20. November 2015

Digitalisierung von Prozessen mit MindManager


Das Thema Digitalisierung oder Arbeiten 4.0 begegnet uns heute in vielen Diskussion und Veröffentlichungen. Ich finde die Idee dahinter sehr interessant, ganze Prozessketten zu Digitalisieren.  Spannend finde ich auch die neuen Möglichkeiten, die sich dem Fachbereich bieten. Denn durch die IT-Anwendungen besteht jetzt auch die Möglichkeit, dass der Fachbereich selbst seine IT-Lösungen auf Basis bestehender IT-Anwendungen umsetzt. Das bietet viele Vorteile.

In diesem Blogpost möchte ich ein konkretes Lösungsbeispiel vorstellen. 

Mit der Version 2016 von MindManager wurde die Möglichkeit geschaffen, Prozesse darzustellen. Die einfache und intuitive Bedienung von MindManager blieb dabei erhalten. Damit besteht die Möglichkeit, sehr schnell Prozesse darzustellen. Hinzu kommen die Möglichkeiten, Notizen und Links einzufügen.

Nun kommen wir zu einem Beispiel. Es besteht die Aufgabe, die Eintragungen in einem Plan zu prüfen. Diese Prüfung muss von einem Vorgesetzten gegen gezeichnet werden.

Der Prozess sieht dann wie folgt aus:
Bild 1: Prozessdarstellung





Prüfung durchführen
Neben dem Prozessschritt „Prüfung durchführen“ befindet sich ein Notizfeld. Dort sind die konkreten Prüfschritte hinterlegt.   




Prüfung dokumentieren

Ebenfalls als Link ist das elektronische Dokument hinterlegt, in dem die Eintragungen vorgenommen werden.



Workflow durchführen


Auch der Prozessschritt „Workflow durchführen“ ist als Link direkt aufrufbar. 





Die jeweiligen Dokumente befinden sich in einem Dokumentenmanagement System. Die Prozessübersicht mit MindManager stellt somit eine Art Dashboard oder Übersicht dar. 

Mit diesem „Baukastensystem“ kann sehr schnell und einfach ein Prozessablauf erstellt werden. Für den/die Anwender/-in ist es anhand der Prozessdarstellung sehr einfach möglich, die erforderlichen Schritte nachzuvollziehen. Gleichzeitig sind alle notwendigen Informationen und Dokumente zum Prozess durch direkte Verlinkung aufrufbar.

Mit dem Reader von MindManager kann die als PDF exportierte Mindmap auch direkt in das Dokumentenmanagement System eingebunden werden. 

Noch ein Hinweis zum Schluss. Die Zeiten von vollständigen Prozessketten für ganze Bereiche sind aus meiner Sicht vorbei. Die reine "Mechanik" muss einem agilen Vorgehen weichen. Jedoch wird es immer noch Abläufe geben, für die sich Prozesse sehr gut eignen. Und dort bildet die Digitalisierung die Chance, diese Prozesse sehr einfach abzubilden. Und soweit möglich automatisch ablaufen zu lassen. Die frei werde Zeit kann dann für neue Aufgaben verwendet werden. Und zwar für solche, die nicht durch IT-Anwendungen erledigt werden können.