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Samstag, 5. Dezember 2015

Ankündigung von neuen Funktionen für Droptask

Tools für das Aufgabenmanagement gibt es wie Sand am Meer. Ich nutze schon seit längerem Droptask. Es ist einfach zu bedienen und hat eine grafische Oberfläche. Der Einarbeitungsaufwand ist sehr gering. Alles erklärt sich von selbst.

Droptask hat jetzt neue Funktionen angekündigt. In den Posts auf den Sozialen Medien wurde von Droptask immer mal wieder darauf hingewiesen. Ohne Details zu verraten.

Jetzt wurde ein wenig mehr bekannt. Auf der TechCrunch Disrupt werden die neuen Funktionen exklusiv vorgestellt.

Folgendes wurde angekündigt.

Ein neues Design. Die grafische Oberfläche ist für mich immer schon ein Alleinstellungsmerkmal. Jetzt wird sie offensichtlich geändert. Das Bild von Zuständigen für den Task wird jetzt in der Blase dargestellt. 



Die Terminierung und das Filtern der Aufgaben wird verbessert. Jetzt können Aufgaben nicht nur auf ein Fälligkeitsdatum sondern auch auf eine Uhrzeit gesetzt werden. Ferner sind mehrere Erinnerungen für einen Task möglich. Und es können individuelle Notizen für jede Erinnerung eingestellt werden.

Es wird eine Kanban Sicht geben. Dabei werden die Aufgaben in einem Kanbanboard dargestellt. 


Ich bin schon sehr gespannt auf die Neuerungen. Vor allen die Ansicht der Aufgaben in einem Kanbanboard finde ich sehr gut. Das neue Design muss ich mir dann erst mal ansehen.

Insgesamt ist es wohl immer wieder notwendig. das Tool weiter zu entwickeln. Aus meiner Sicht besteht das Risiko, dass das Tool mit Funktionen überladen wird. Und auch die Änderung der grafischen Oberfläche ist nicht ohne Risiko. Denn der/die Anwenderin muss ich umstellen. Das begeistert nicht jeden. Aber lassen wir uns überraschen.



Freitag, 20. November 2015

Digitalisierung von Prozessen mit MindManager


Das Thema Digitalisierung oder Arbeiten 4.0 begegnet uns heute in vielen Diskussion und Veröffentlichungen. Ich finde die Idee dahinter sehr interessant, ganze Prozessketten zu Digitalisieren.  Spannend finde ich auch die neuen Möglichkeiten, die sich dem Fachbereich bieten. Denn durch die IT-Anwendungen besteht jetzt auch die Möglichkeit, dass der Fachbereich selbst seine IT-Lösungen auf Basis bestehender IT-Anwendungen umsetzt. Das bietet viele Vorteile.

In diesem Blogpost möchte ich ein konkretes Lösungsbeispiel vorstellen. 

Mit der Version 2016 von MindManager wurde die Möglichkeit geschaffen, Prozesse darzustellen. Die einfache und intuitive Bedienung von MindManager blieb dabei erhalten. Damit besteht die Möglichkeit, sehr schnell Prozesse darzustellen. Hinzu kommen die Möglichkeiten, Notizen und Links einzufügen.

Nun kommen wir zu einem Beispiel. Es besteht die Aufgabe, die Eintragungen in einem Plan zu prüfen. Diese Prüfung muss von einem Vorgesetzten gegen gezeichnet werden.

Der Prozess sieht dann wie folgt aus:
Bild 1: Prozessdarstellung





Prüfung durchführen
Neben dem Prozessschritt „Prüfung durchführen“ befindet sich ein Notizfeld. Dort sind die konkreten Prüfschritte hinterlegt.   




Prüfung dokumentieren

Ebenfalls als Link ist das elektronische Dokument hinterlegt, in dem die Eintragungen vorgenommen werden.



Workflow durchführen


Auch der Prozessschritt „Workflow durchführen“ ist als Link direkt aufrufbar. 





Die jeweiligen Dokumente befinden sich in einem Dokumentenmanagement System. Die Prozessübersicht mit MindManager stellt somit eine Art Dashboard oder Übersicht dar. 

Mit diesem „Baukastensystem“ kann sehr schnell und einfach ein Prozessablauf erstellt werden. Für den/die Anwender/-in ist es anhand der Prozessdarstellung sehr einfach möglich, die erforderlichen Schritte nachzuvollziehen. Gleichzeitig sind alle notwendigen Informationen und Dokumente zum Prozess durch direkte Verlinkung aufrufbar.

Mit dem Reader von MindManager kann die als PDF exportierte Mindmap auch direkt in das Dokumentenmanagement System eingebunden werden. 

Noch ein Hinweis zum Schluss. Die Zeiten von vollständigen Prozessketten für ganze Bereiche sind aus meiner Sicht vorbei. Die reine "Mechanik" muss einem agilen Vorgehen weichen. Jedoch wird es immer noch Abläufe geben, für die sich Prozesse sehr gut eignen. Und dort bildet die Digitalisierung die Chance, diese Prozesse sehr einfach abzubilden. Und soweit möglich automatisch ablaufen zu lassen. Die frei werde Zeit kann dann für neue Aufgaben verwendet werden. Und zwar für solche, die nicht durch IT-Anwendungen erledigt werden können.