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Samstag, 26. Juli 2014

Software und Projektmanagement; ein Projektcockpit

In meinem heutigen Post möchte ich ein wenig über die bei uns eingesetzte Projektmanagement Software schreiben. 

Das Interessante gleich vorweg: die Software ist unter dem Stichwort "Projektmanagement Software" bekannt. Aber der Reihe nach.

Wie bin ich auf die Idee gekommen, diese Software einzusetzen? Ein Faktor ist sicher, dass wir diese Software schon im Einsatz haben. Der ganze Beschaffungsvorgang war schon abgeschlossen. Die Software war produktiv im Einsatz und die Barrierefreiheit lag vor. Und da lag der Gedanke nahe, diese Software auch für das Projektmanagement einzusetzen.

Da die Software Funktionalitäten für das Projektmanagement nicht "out of the box" hatte, stand am Anfang eine Sammlung der Themen, die ich von der Software unterstützt haben wollte. 
Geleitet hat mich der Gedanken: weniger ist mehr. Denn nach meiner Erfahrung ist man nur erfolgreich, wenn alle die Software anwenden und nicht nur der Projektleiter.

Entstanden ist eine übersichtliche Lösung. Trotz dieser Übersichtlichkeit liegt der Fokus klar auf Zielorientierung. 

Ich möchte jetzt in diesem Post nicht alle Funktionen aufzählen. Für mich ist jedoch eine Funktion, ein klares Alleinstellungsmerkmal. Und zwar die Verbindung von Projektauftrag über dem Arbeitspaket zum Dokument. Dabei handelt es sich um Verbindungen, die enorme Transparenz bieten. 
Die Wertschöpfung im Projekt erfolgt an den Dokumenten. Und die befinden sich nicht irgendwo in der Ablage sondern gehören zum Arbeitspaket. Und das Arbeitspaket gehört zum Projektauftrag. Der Statusbericht, den die Software auch hat, liest diese Daten ein. Damit entsteht ein umfassendes Bild von dem tatsächlichen Stand des Projekts. 

Eingesetzt wird ein Projektcockpit, das mit der Software DHC Vision realisiert worden ist.

Freitag, 4. Juli 2014

ChromeOS und das Office Paket

Auf der diesjährigen Google I/O wurde deutlich: Android ist für Google wichtig und wird weitere
Funktionen erhalten. Unter dem Stichwort "Android for work" wurde angekündigt, dass es Apps für Android zum Thema Google Docs geben wird, die Word Dateien direkt bearbeiten und speichern können. Gestern habe ich das Update installiert. Jetzt kann ich Word Dateien mit der Google Docs App öffnen, direkt bearbeiten und speichern. 


Zeitgleich wurde auch die Google Tabellen App aktualisiert. Damit kann man jetzt auch Excel Dateien bearbeiten und speichern.

Ich gebe zu, dass ich jetzt nicht massenweise Word Dokumente auf meinem Smartphone bearbeiten werde. Ist eine gute und wichtige Funktion. Aber niemand wird ernsthaft seinen WindowsPC mit Word zugunsten einer App auf einem Smartphone aufgeben.

Interessant finde ich viel mehr, wann und ob die Funktion: Word Dateien direkt bearbeiten und speichern auf ChromeOS verfügbar sein wird. Aus meiner Sicht wäre das ein wirklicher Meilenstein. Denn dann stellt sich einmal mehr die Frage: warum ein Office Paket kaufen?

Auch wenn es auf dem ersten Blick kein Thema des Projektmanagement (PM) ist, so beschäftige ich mich immer wieder mit Chromebooks (und dem ChromeOS). Denn auch für das PM gilt, einfache Tools dienen der Zielerreichung.

Ich bin schon sehr gespannt, was die Zukunft bringen wird.

Wie sind Eure Erfahrungen und Kenntnissen zu dem Thema? Bitte schreibt Eure Gedanken in die Kommentare.


Sonntag, 29. Juni 2014

Chromebooks sind bestens für den Offline Betrieb geeignet!

Aktuell wird öfter über das Thema “Chromebooks” berichtet. Dabei wird auch auf die eingeschränkte Funktionsfähigkeit vom Chromebooks ohne Internetverbindung hingewiesen (vgl. Artikel).


Ich möchte mit diesem Artikel die Hypothese aufstellen: Chromebooks sind bestens für den Offline Betrieb geeignet.


Meine Hypothese geht von folgendem Szenario aus. Zwei Mitarbeiter (Herr Huber und Herr Meier) haben den Auftrag, ein Konzept zu erstellen.


Das Konzept wird von Herrn Huber mit Google Docs angelegt. Herr Huber erteilt Herrn Meier die Freigabe. Beide können damit an dem Konzept arbeiten.



Herr Meier hat ein Chromebook. Er hat die Offline Funktion eingerichtet. Damit steht Herrn Meier das Konzept via Google Docs (gespeichert in Google Drive) auch ohne Internetverbindung zur Verfügung. Herr Meier kann gut in Flugzeug arbeiten. Er nutzt deshalb seinen nächsten Flug um seine Ideen im Konzept zu erfassen. Das geht auch ohne Internetverbindung.


Zur gleichen Zeit arbeitet Herr Huber am Konzept. Er verfügt während der Bearbeitung über eine Internetverbindung.


Nach der Landung hat Herr Meier wieder eine Internetverbindung. Unmittelbar nachdem das Chromebook wieder über eine Internetverbindung verfügt, werden alle Änderungen von Herrn Meier in das Konzept übertragen. Google Docs führt alle Änderungen (von Herrn Huber -online- und von Herrn Meier -offline- zusammen). Im Überarbeitungsverlauf sind alle Änderungen nachvollziehbar.


Deshalb meine Behauptung: Chromebooks sind bestens für den Offline Betrieb geeignet.

Freitag, 27. Juni 2014

Buchrezension: „Dein Preis“ von Gebhard Borck

Der Autor, Herr Borck, ist seit mehr als einem Jahrzehnt selbständig tätig. In dieser Zeit hat er viermal sein Geschäftsmodell geändert. Aus den Versuchen und Fehlschlägen soll in diesem Buch gelernt werden.

Grundlinie ist die Fragestellung, die viele Menschen bewegt: Wie verkaufe ich mich am besten? Was ist mein Wert?

Zur Ermittlung des eigenen Preises beschreibt das Buch drei Bereiche: fachlich, sachlich und menschlich.

Bei den fachlichen Kenntnissen handelt es sich um die jeweiligen fachlichen Methoden, die man sich angeeignet hat. Festgestellt wird, dass die Fachkenntnisse alleine grundsätzlich den geringsten Wert haben. Die Fragestellung ist eher: was ist mein Alleinstellungsmerkmal? Das Fachliche ist wichtig, allerdings was den Preis betrifft, am wenigsten aussagekräftig.

Im Bereich sachlich geht es darum, in der Eigenreflektion zu bewerten, welche Talente ich habe. Was fällt mir leicht von der Hand? Beispielsweise wie schnell kann ich mich in ein neues IT-Verfahren einarbeiten. Diese sachlichen Werte hat jeder Mensch. Unter Umständen müssen diese jedoch erst im Dialog mit Freunden herausgefunden werden.

Bei dem Bereich menschlich handelt es sich um die Eigenschaften des Charakters und der Persönlichkeit. Interessant an dieser Stelle ist, dass ausgeführt wird, dass die menschlichen Fähigkeiten gerade in Grenzsituationen (z.B. beim Scheitern) herausgefunden werden können.

Herr Borck stellt in seinem Buch als Fazit fest, dass die Schnittmenge von den fachlichen, sachlichen und menschlichen Fähigkeiten der höchste Wert und der beste Preis definiert werden.

Als Nächstes wird eine Nutzenanalyse ausführlich dargestellt. Dabei geht es darum, zusammen mit dem Kunden den Nutzen aus dem Auftrag herauszuarbeiten. Interessant habe ich dabei gefunden, dass auf die Methode eingegangen wird. Es wird ein Diktiergerät in Form eines Smartpens verwendet. Bei der Nutzwertanalyse wird auch darauf eingegangen, welchen Anteil der Auftragnehmer an dem zu stiftenden Nutzen hat.

Ausführlich wird in einem Kapitel auch das Thema Angebot beleuchtet. Dabei werden die
verschiedenen Vertragstypen dargestellt. Dabei wird aus meiner Sicht eine gute Hilfestellung für eigene Projekte geliefert.

Beim Thema Bezahlen geht es darum, wie der Auftragnehmer dann zu seinem Geld kommt.

Persönliche Bewertung

Ich kann dieses Buch uneingeschränkt für denjenigen empfehlen, der sich schon immer mal die Frage gestellt hat, was ist mein Preis!? Was kann ich für meine Leistung verlangen!? Dieses Buch zielt sehr stark auf Selbständige ab. Aus meiner Sicht eignet sich dieses Buch aber genauso für jede/n angestellten Mitarbeiter/-in, um Impulse für die persönliche Leistungsstärke („Dein Preis“) zu erhalten.

Weitere Informationen

Wer noch weitere Informationen (unter anderem ein Video einer Keynote von Herrn Borck) zu diesem Thema haben will, wird hier fündig. Zum Buch direkt geht es hier.

Freitag, 20. Juni 2014

Chromebase - der Computer der Zukunft!

Gestern ist er gekommen: mein Chromebase. Natürlich habe ich ihn gleich ausgepackt und aufgestellt. Es begeistert mich immer wieder, wie schnell alles eingerichtet ist. Ich denke so nach 2-3 Minuten war ich voll arbeitsfähig. Alle Dokumente und Icons sind dort, wo ich sie angeordnet habe.

Da ich schon ein Chromebook habe, ist schon einiges in die Cloud gewandert. Meine schriftliche Arbeiten erledige ich schon seit längerem mit Google Docs. Mein E-Mails bearbeite ich mit Google Mail. Und surfen sowie so mit dem Chrome Browser.

Was mich nach wie vor überrascht, ist die geringe Verbreitung in Deutschland. Für Viele wäre ein Chromebook/Chromebase eine Bereicherung. Und eine Hardware mit Chrome OS hat viele Vorteile. Der Rechner startet in 8 Sekunden. Das nervige Updaten fällt komplett weg. Und die Geschwindigkeit begeistert mich. Und wenn der Rechner mal nicht mehr geht (was nur aufgrund eines Hardwaredefekt sein kann) dann besorge ich mir ein anderes Gerät und schon geht es weiter.

Zuletzt habe ich einen guten Artikel über Getting Things Done gelesen. Dort wurde empfohlen, einfache IT Technik zu verwenden. Und da ist mir gleich mein Chromebook/Chromebase eingefallen. Denn wie oft beschäftige ich mich damit, irgendwas auf dem WindowsPC zum Laufen zu bringen. Und nicht mit dem eigentlichen Thema/Ziel.

Interessant finde ich die Berichterstattung über Geräte mit ChromeOS. Thema ist immer wieder, dass die Geräte ohne Internetverbindung nicht brauchbar sind. Und da fällt mir gleich eine Frage ein: was mache ich mit einem WindowsPC ohne Internetverbindung? Word Dokumente bearbeiten! Das kann ich mit einem Chromebook/Chromebase genaus so. Die  Geräte beherrschen die Funktion, Offline Dokumente zu bearbeiten. Und wenn wieder eine Internetverbindung besteht, dann werden die Dokumente automatisch synchronisiert. Und zwar auch, wenn das Dokument “auf dem Server” zwischenzeitlich geändert hat. Es geht nichts verloren.

Ich bin überzeugt vom ChromeOS. Es unterstützt mich, meine Ziele zu erreichen. Es ist ein Werkzeug, auf das ich mich verlassen kann und mich nicht behindert. Jedem kann ich nur empfehlen, ein Gerät mit ChromeOS zu testen. Denn die Erfahrung ist durch nichts zu ersetzen.

Samstag, 7. Juni 2014

Ein Blick in die Zukunft oder ist die Zukunft schon da?


Sicher auch bedingt durch die sozialen Netzwerke hat das Thema "Vernetzung" eine ganz neue Qualität bekommen.


Vordenker wie Herr Kruse und Herr Dueck sprechen schon davon. Bisher habe ich das auch immer nur als Zukunftsvision gesehen.  Bis mir heute etwas klar wurde.

Ich arbeite als Projektmanager in einer großen Behörde. Habe eine sichere Stelle und im Laufe der Jahre auch ein relativ hohe Position erreicht. Ich könnte als es mir in meinen Büro gemütlich machen und auf die Rente warten. 

Soweit so schlecht! Wenn ich das machen würde wäre ich sicher bald im Vorruhestand. Da mich das Thema Projektmanagement schon immer begeistert hat, habe ich viel Wissen angesammelt. Ich habe mein Arbeitsbereich schon auf Projektmanagement umgestellt. Und habe auch ein Tool eingeführt. Dazu auch ein Managementhandbuch geschrieben.

Natürlich spreche ich viel über das Thema. Ist ja meine Motivation. Und jetzt ist es so schleichend passiert. Ich berate inzwischen zwei meine Freunde zum Projektmanagement. Ich gebe mein Wissen weiter und nehme dabei bewusst oder unbewusst auf deren Projekte Einfluss. Und was ist, wenn die erfolgreiche Mitarbeiterin einer anderen Firma, die in meinem Ort wohnt, und die ich vom Gespräch am Zaun kenne, mich um meinen Rat bittet?

Und schon bin ich in der Zukunft angekommen. Wer wird künftig meinen Gehaltscheck unterschreiben? Mein bisheriger Arbeitgeber? Oder die Geschäftsführung der anderen Firmen? Oder jeder seinen Teil?

Egal wie. Allein die Vorstellung, ich muss noch 20 Jahre 9 to 5 in meinen Büro sitzen bringt mich auf den Gedanken, nach „Vorruhestand“ zu googeln. Ich möchte an Themen arbeiten, die mich motivieren. Mein Wissen einbringen und Freiräume haben. Kreativität entsteht meist nicht im Büro.


Ich bin schon sehr gespannt, wie sich das weiter entwickeln wird.

Mittwoch, 30. April 2014

Konkrete Umsetzung von Standards am Beispiel der Internen Revision


Wir kennen im Projektmanagement verschiedene Standards. Jeder der sich ernsthaft mit Projektmanagement beschäftigt stellt sehr schnell fest, dass die Standards den roten Faden darstellen. Die konkrete Umsetzung ist Aufgabe des Projektleiters.

Neben meinem Aufgabengebiet im Projektmanagement arbeite ich noch in einer Internen Revision. Auch für eine Interne Revision gibt es internationale Standards. Dabei gibt es auch Festlegungen zum Qualitätsmanagement.

Interessant ist jetzt, dass hier die konkrete Umsetzung des Qualitätsmanagement durch einen Leitfaden erfolgt. Dieser Leitfaden legt sehr praktisch und konkret fest, wie Prüfungen zum Qualitätsmanagement für eine interne Revision auszusehen hat. Erstellt und weiterentwickelt wird der Leitfaden durch eine Arbeitsgruppe beim Deutschen Institut für interneRevision e.V.

Die Qualitätsprüfungen werden durch akkreditierte QualityAssessoren durchgeführt. Die Akkreditierung ist an Voraussetzungen gebunden. Unter anderem ist die Teilnahme an einer Qualität Assessment Tagung vorgesehen. Dieses Jahr findet diese Tagung in Berlin statt (01.07./02.07.2014). Ich werde an dieser Tagung teilnehmen und freue mich schon auf die Impulse, die ich dort ganz sicher mitnehmen werde.