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Sonntag, 12. März 2017

Digitalisierung und Teamproduktivität

Bei der Vorstellung von neuen Funktionen durch Google bei der Next 2017 ist mir aufgefallen, dass es immer wieder um Teams und deren Produktivität geht. Aus meiner Sicht wirft das jetzt mal ein anderes Licht auf das Thema Digitalisierung. Denn die Anforderung hat doch irgendwie jede Führungskraft, Ergebnisse zu erzielen. Und in der Regel zusammen mit einem Team. Nach einem Auftrag (Klassiker: Chef lädt zum Termin und meint: "da müsste man mal was machen") stellt sich immer die erste Frage: und jetzt? Klassiker sind Meetings, Telefonate, Protokolle, Projektpläne usw. Und genau dort setzt die Digitalisierung an. Wenn ich IT Tools (und da gibt es wirklich gute Lösungen) einsetze, dann kann ich den Auftrag "in die Tools einspielen". Darüber muss man sich aber bei Zeiten Gedanken und gemeinsame Regeln überlegen. Wenn der Auftrag auf dem Tisch liegt, wird es schwierig. Denn dann geht es um die Umsetzung. Die Tools helfen "nur", die Arbeit zu organisieren. Deshalb ist es aus meiner Sicht sehr wichtig, sich rechtzeitig um den Einsatz solcher Tools zu kümmern. Kleine Schlussbemerkung: nein, das Internet geht nicht mehr weg :-). Deshalb ist aussitzen kein gute Option.

Samstag, 5. Dezember 2015

Ankündigung von neuen Funktionen für Droptask

Tools für das Aufgabenmanagement gibt es wie Sand am Meer. Ich nutze schon seit längerem Droptask. Es ist einfach zu bedienen und hat eine grafische Oberfläche. Der Einarbeitungsaufwand ist sehr gering. Alles erklärt sich von selbst.

Droptask hat jetzt neue Funktionen angekündigt. In den Posts auf den Sozialen Medien wurde von Droptask immer mal wieder darauf hingewiesen. Ohne Details zu verraten.

Jetzt wurde ein wenig mehr bekannt. Auf der TechCrunch Disrupt werden die neuen Funktionen exklusiv vorgestellt.

Folgendes wurde angekündigt.

Ein neues Design. Die grafische Oberfläche ist für mich immer schon ein Alleinstellungsmerkmal. Jetzt wird sie offensichtlich geändert. Das Bild von Zuständigen für den Task wird jetzt in der Blase dargestellt. 



Die Terminierung und das Filtern der Aufgaben wird verbessert. Jetzt können Aufgaben nicht nur auf ein Fälligkeitsdatum sondern auch auf eine Uhrzeit gesetzt werden. Ferner sind mehrere Erinnerungen für einen Task möglich. Und es können individuelle Notizen für jede Erinnerung eingestellt werden.

Es wird eine Kanban Sicht geben. Dabei werden die Aufgaben in einem Kanbanboard dargestellt. 


Ich bin schon sehr gespannt auf die Neuerungen. Vor allen die Ansicht der Aufgaben in einem Kanbanboard finde ich sehr gut. Das neue Design muss ich mir dann erst mal ansehen.

Insgesamt ist es wohl immer wieder notwendig. das Tool weiter zu entwickeln. Aus meiner Sicht besteht das Risiko, dass das Tool mit Funktionen überladen wird. Und auch die Änderung der grafischen Oberfläche ist nicht ohne Risiko. Denn der/die Anwenderin muss ich umstellen. Das begeistert nicht jeden. Aber lassen wir uns überraschen.



Freitag, 20. November 2015

Digitalisierung von Prozessen mit MindManager


Das Thema Digitalisierung oder Arbeiten 4.0 begegnet uns heute in vielen Diskussion und Veröffentlichungen. Ich finde die Idee dahinter sehr interessant, ganze Prozessketten zu Digitalisieren.  Spannend finde ich auch die neuen Möglichkeiten, die sich dem Fachbereich bieten. Denn durch die IT-Anwendungen besteht jetzt auch die Möglichkeit, dass der Fachbereich selbst seine IT-Lösungen auf Basis bestehender IT-Anwendungen umsetzt. Das bietet viele Vorteile.

In diesem Blogpost möchte ich ein konkretes Lösungsbeispiel vorstellen. 

Mit der Version 2016 von MindManager wurde die Möglichkeit geschaffen, Prozesse darzustellen. Die einfache und intuitive Bedienung von MindManager blieb dabei erhalten. Damit besteht die Möglichkeit, sehr schnell Prozesse darzustellen. Hinzu kommen die Möglichkeiten, Notizen und Links einzufügen.

Nun kommen wir zu einem Beispiel. Es besteht die Aufgabe, die Eintragungen in einem Plan zu prüfen. Diese Prüfung muss von einem Vorgesetzten gegen gezeichnet werden.

Der Prozess sieht dann wie folgt aus:
Bild 1: Prozessdarstellung





Prüfung durchführen
Neben dem Prozessschritt „Prüfung durchführen“ befindet sich ein Notizfeld. Dort sind die konkreten Prüfschritte hinterlegt.   




Prüfung dokumentieren

Ebenfalls als Link ist das elektronische Dokument hinterlegt, in dem die Eintragungen vorgenommen werden.



Workflow durchführen


Auch der Prozessschritt „Workflow durchführen“ ist als Link direkt aufrufbar. 





Die jeweiligen Dokumente befinden sich in einem Dokumentenmanagement System. Die Prozessübersicht mit MindManager stellt somit eine Art Dashboard oder Übersicht dar. 

Mit diesem „Baukastensystem“ kann sehr schnell und einfach ein Prozessablauf erstellt werden. Für den/die Anwender/-in ist es anhand der Prozessdarstellung sehr einfach möglich, die erforderlichen Schritte nachzuvollziehen. Gleichzeitig sind alle notwendigen Informationen und Dokumente zum Prozess durch direkte Verlinkung aufrufbar.

Mit dem Reader von MindManager kann die als PDF exportierte Mindmap auch direkt in das Dokumentenmanagement System eingebunden werden. 

Noch ein Hinweis zum Schluss. Die Zeiten von vollständigen Prozessketten für ganze Bereiche sind aus meiner Sicht vorbei. Die reine "Mechanik" muss einem agilen Vorgehen weichen. Jedoch wird es immer noch Abläufe geben, für die sich Prozesse sehr gut eignen. Und dort bildet die Digitalisierung die Chance, diese Prozesse sehr einfach abzubilden. Und soweit möglich automatisch ablaufen zu lassen. Die frei werde Zeit kann dann für neue Aufgaben verwendet werden. Und zwar für solche, die nicht durch IT-Anwendungen erledigt werden können.

Samstag, 26. Juli 2014

Software und Projektmanagement; ein Projektcockpit

In meinem heutigen Post möchte ich ein wenig über die bei uns eingesetzte Projektmanagement Software schreiben. 

Das Interessante gleich vorweg: die Software ist unter dem Stichwort "Projektmanagement Software" bekannt. Aber der Reihe nach.

Wie bin ich auf die Idee gekommen, diese Software einzusetzen? Ein Faktor ist sicher, dass wir diese Software schon im Einsatz haben. Der ganze Beschaffungsvorgang war schon abgeschlossen. Die Software war produktiv im Einsatz und die Barrierefreiheit lag vor. Und da lag der Gedanke nahe, diese Software auch für das Projektmanagement einzusetzen.

Da die Software Funktionalitäten für das Projektmanagement nicht "out of the box" hatte, stand am Anfang eine Sammlung der Themen, die ich von der Software unterstützt haben wollte. 
Geleitet hat mich der Gedanken: weniger ist mehr. Denn nach meiner Erfahrung ist man nur erfolgreich, wenn alle die Software anwenden und nicht nur der Projektleiter.

Entstanden ist eine übersichtliche Lösung. Trotz dieser Übersichtlichkeit liegt der Fokus klar auf Zielorientierung. 

Ich möchte jetzt in diesem Post nicht alle Funktionen aufzählen. Für mich ist jedoch eine Funktion, ein klares Alleinstellungsmerkmal. Und zwar die Verbindung von Projektauftrag über dem Arbeitspaket zum Dokument. Dabei handelt es sich um Verbindungen, die enorme Transparenz bieten. 
Die Wertschöpfung im Projekt erfolgt an den Dokumenten. Und die befinden sich nicht irgendwo in der Ablage sondern gehören zum Arbeitspaket. Und das Arbeitspaket gehört zum Projektauftrag. Der Statusbericht, den die Software auch hat, liest diese Daten ein. Damit entsteht ein umfassendes Bild von dem tatsächlichen Stand des Projekts. 

Eingesetzt wird ein Projektcockpit, das mit der Software DHC Vision realisiert worden ist.

Freitag, 4. Juli 2014

ChromeOS und das Office Paket

Auf der diesjährigen Google I/O wurde deutlich: Android ist für Google wichtig und wird weitere
Funktionen erhalten. Unter dem Stichwort "Android for work" wurde angekündigt, dass es Apps für Android zum Thema Google Docs geben wird, die Word Dateien direkt bearbeiten und speichern können. Gestern habe ich das Update installiert. Jetzt kann ich Word Dateien mit der Google Docs App öffnen, direkt bearbeiten und speichern. 


Zeitgleich wurde auch die Google Tabellen App aktualisiert. Damit kann man jetzt auch Excel Dateien bearbeiten und speichern.

Ich gebe zu, dass ich jetzt nicht massenweise Word Dokumente auf meinem Smartphone bearbeiten werde. Ist eine gute und wichtige Funktion. Aber niemand wird ernsthaft seinen WindowsPC mit Word zugunsten einer App auf einem Smartphone aufgeben.

Interessant finde ich viel mehr, wann und ob die Funktion: Word Dateien direkt bearbeiten und speichern auf ChromeOS verfügbar sein wird. Aus meiner Sicht wäre das ein wirklicher Meilenstein. Denn dann stellt sich einmal mehr die Frage: warum ein Office Paket kaufen?

Auch wenn es auf dem ersten Blick kein Thema des Projektmanagement (PM) ist, so beschäftige ich mich immer wieder mit Chromebooks (und dem ChromeOS). Denn auch für das PM gilt, einfache Tools dienen der Zielerreichung.

Ich bin schon sehr gespannt, was die Zukunft bringen wird.

Wie sind Eure Erfahrungen und Kenntnissen zu dem Thema? Bitte schreibt Eure Gedanken in die Kommentare.


Sonntag, 29. Juni 2014

Chromebooks sind bestens für den Offline Betrieb geeignet!

Aktuell wird öfter über das Thema “Chromebooks” berichtet. Dabei wird auch auf die eingeschränkte Funktionsfähigkeit vom Chromebooks ohne Internetverbindung hingewiesen (vgl. Artikel).


Ich möchte mit diesem Artikel die Hypothese aufstellen: Chromebooks sind bestens für den Offline Betrieb geeignet.


Meine Hypothese geht von folgendem Szenario aus. Zwei Mitarbeiter (Herr Huber und Herr Meier) haben den Auftrag, ein Konzept zu erstellen.


Das Konzept wird von Herrn Huber mit Google Docs angelegt. Herr Huber erteilt Herrn Meier die Freigabe. Beide können damit an dem Konzept arbeiten.



Herr Meier hat ein Chromebook. Er hat die Offline Funktion eingerichtet. Damit steht Herrn Meier das Konzept via Google Docs (gespeichert in Google Drive) auch ohne Internetverbindung zur Verfügung. Herr Meier kann gut in Flugzeug arbeiten. Er nutzt deshalb seinen nächsten Flug um seine Ideen im Konzept zu erfassen. Das geht auch ohne Internetverbindung.


Zur gleichen Zeit arbeitet Herr Huber am Konzept. Er verfügt während der Bearbeitung über eine Internetverbindung.


Nach der Landung hat Herr Meier wieder eine Internetverbindung. Unmittelbar nachdem das Chromebook wieder über eine Internetverbindung verfügt, werden alle Änderungen von Herrn Meier in das Konzept übertragen. Google Docs führt alle Änderungen (von Herrn Huber -online- und von Herrn Meier -offline- zusammen). Im Überarbeitungsverlauf sind alle Änderungen nachvollziehbar.


Deshalb meine Behauptung: Chromebooks sind bestens für den Offline Betrieb geeignet.