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Sonntag, 8. Oktober 2017

Ablagestruktur - hört sich so richtig an.

Jeder Projektmanager kennt das: die Ablagestruktur. Da überlegt sich jemand eine Struktur. Alle wenden diese an, weil sie damit gut zurecht kommen. Soviel zu Theorie.

Bei dem aktuellen Projekt, an dem ich beteiligt bin, arbeiten wir sehr agil. Alle kennen das Ergebnis und arbeiten darauf hin. Aber es geht auch nicht ohne IT Unterstützung. 

Gestartet haben wir mit OneNote. Ich bin selbst überrascht, wie gut das geht. Dann haben wir noch ein G Suite Account. Denn zur Ablage vom (größeren) Dateien ist OneNote nicht geeignet. Zentrale Informationsplattform ist OneNote. Zu jedem Thema legen wir eine Seite an. Jeder kann anlegen. Und jeder ergänzt wo er den Bedarf sieht. Am Anfang waren es natürlich nur sehr wenige OneNote Seiten. Mit der Zeit wurde es etwas unübersichtlich. Auch die G Drive Ablage (G Drive) wurde immer größer.

Und da war er dann: der Reflex. Wir brauchen eine Ablagestruktur. Es hört sich so richtig und logisch an. Als ich so am überlegen war, wie wir unser OneNote und G Drive strukturieren können (ja, da kann man viele Workshops darüber machen und Stunden investieren), kam mir ein Gedanke. Wir machen keine Ablagestruktur. Oh, Revolution! Jeder legt seine Informationen so ab, wie es für ihn passt. So das er nicht genervt wird. Und das seine Innovationslust freien Lauf hat (wir wollen keine Ablagestruktur verkaufen, wir wollen unsere Ergebnisse verkaufen).

Um zumindest die erledigten Themen aus dem einen Abschnitt zu haben, haben wir in OneNote einen (zweiten) Abschnitt "Archiv" abgelegt. Dort haben wir die Seiten verschoben, die schon einen "Bart" hatten. Und siehe da: es funktioniert.

Was habe ich gelernt? Nicht weil es sich richtig anfühlt, muss es nicht richtig sein. Ich als Projektmanager mag Strukturen. Gilt das aber auch für alle Mitarbeiter/-innen?

Der Erfolg gibt uns recht. Unsere Produkte sind gut und wir haben Erfolg. Wenn nun jemand die fehlende Ablagestruktur kritisiert, dann werde ich damit Leben können ;-). 

Samstag, 7. Oktober 2017

Mobiles Arbeiten - ein Selbstversuch

Es vergeht eigentlich kein Tag, an dem nicht über die Digitalisierung berichtet wird. Mir fällt da ein Spruch ein: "Im Prinzip geht alles, aber ohne Strom gar nicht (Verfasser unbekannt)". Das gilt auch für die Digitalisierung: ohne Internetzugang (Ergänzung: mit einer guten Bandbreite) geht gar nichts. Die Cloud, AI und sonst was geht ohne Bandbreite überhaupt nicht. 


Um mal zu sehen, wie weit es mit der Bandbreite her ist, habe ich einen Selbstversuch gemacht. Los ging es in der DB Lounge in Nürnberg. Die ist ganz neu eröffnet und bietet verschiedene Zonen an. Ein gutes Konzept. Die Lounge ist gemütlich. Ein Test der Bandbreite brachte folgendes Ergebnis: 2,74 Mbps (Upload) und 2,78 Mbps (Download). Es reicht, dass ich mich via Citrix Receiver anmelden kann. Aber Arbeiten macht damit keinen Spaß. An Skype for Business ist schon gar nicht zu denken. 


Nächste Testarea: der ICE nach Frankfurt. Okay :-). Der Start im Bahnhof in Nürnberg war bei 2,12 Mbps (Upload) und 6,31 Mbps (Download). Toll dachte ich. Aber neben der gemessenen Bandbreite ist auch die Stabilität wichtig. Und eigentlich war alle paar Minuten die Verbindung weg. Arbeiten macht da keinen Spaß. Lob an die Entwickler von Citrix. Das Fenster, wenn der Citrix Receiver anzeigt, dass die Verbindung weg ist, ist Top :-). 


In Frankfurt angekommen: auf zur DB Lounge. Und da hätte ich ja gerne nach der Bandbreite gesehen. Aber: die war absolut überfüllt. Und im stehen mit Tasche, Koffer und Tasse Kaffee gingen mir die Hände zum Messen aus :-). Ich habe gelernt, dass WLan Verfügbarkeit ja toll ist. Aber auf dem Boden vor der Toilette ist nix. Die Präsentation für den Chef ist immer noch nicht fertig. 

Jetzt aber ab ins Hotel. Wenn ich mich beim Einchecken brav anstelle, meinen Meldezettel in Papierversion ausfülle, die Rechnung in Papierform erhalte, habe ich immer den Eindruck, in einer Zeitmaschine in der Vergangenheit gelandet zu sein. Ist aber ein anderes Thema. Kostenloses WLAN. Genial. Eingeloggt und: 3,11 Mbps (Upload) und 6,80 Mbps (Download). Das passt schon. Aber für Skype for Business mit Video reicht es wieder nicht. 

Frage mich gerade, ob jemand es zum Standard erklärt hat, dass der Download so um die 2 Mbps liegen muss. Aus Berlin höre ich immer so was von "50". Wahrscheinlich verstehe ich es nur nicht.

Festzustellen bleibt, dass die Idee, auch Reisezeiten produktiv zu nutzen, zumindest für mich nicht möglich ist.

Sonntag, 12. März 2017

Digitalisierung und Teamproduktivität

Bei der Vorstellung von neuen Funktionen durch Google bei der Next 2017 ist mir aufgefallen, dass es immer wieder um Teams und deren Produktivität geht. Aus meiner Sicht wirft das jetzt mal ein anderes Licht auf das Thema Digitalisierung. Denn die Anforderung hat doch irgendwie jede Führungskraft, Ergebnisse zu erzielen. Und in der Regel zusammen mit einem Team. Nach einem Auftrag (Klassiker: Chef lädt zum Termin und meint: "da müsste man mal was machen") stellt sich immer die erste Frage: und jetzt? Klassiker sind Meetings, Telefonate, Protokolle, Projektpläne usw. Und genau dort setzt die Digitalisierung an. Wenn ich IT Tools (und da gibt es wirklich gute Lösungen) einsetze, dann kann ich den Auftrag "in die Tools einspielen". Darüber muss man sich aber bei Zeiten Gedanken und gemeinsame Regeln überlegen. Wenn der Auftrag auf dem Tisch liegt, wird es schwierig. Denn dann geht es um die Umsetzung. Die Tools helfen "nur", die Arbeit zu organisieren. Deshalb ist es aus meiner Sicht sehr wichtig, sich rechtzeitig um den Einsatz solcher Tools zu kümmern. Kleine Schlussbemerkung: nein, das Internet geht nicht mehr weg :-). Deshalb ist aussitzen kein gute Option.

Samstag, 5. Dezember 2015

Ankündigung von neuen Funktionen für Droptask

Tools für das Aufgabenmanagement gibt es wie Sand am Meer. Ich nutze schon seit längerem Droptask. Es ist einfach zu bedienen und hat eine grafische Oberfläche. Der Einarbeitungsaufwand ist sehr gering. Alles erklärt sich von selbst.

Droptask hat jetzt neue Funktionen angekündigt. In den Posts auf den Sozialen Medien wurde von Droptask immer mal wieder darauf hingewiesen. Ohne Details zu verraten.

Jetzt wurde ein wenig mehr bekannt. Auf der TechCrunch Disrupt werden die neuen Funktionen exklusiv vorgestellt.

Folgendes wurde angekündigt.

Ein neues Design. Die grafische Oberfläche ist für mich immer schon ein Alleinstellungsmerkmal. Jetzt wird sie offensichtlich geändert. Das Bild von Zuständigen für den Task wird jetzt in der Blase dargestellt. 



Die Terminierung und das Filtern der Aufgaben wird verbessert. Jetzt können Aufgaben nicht nur auf ein Fälligkeitsdatum sondern auch auf eine Uhrzeit gesetzt werden. Ferner sind mehrere Erinnerungen für einen Task möglich. Und es können individuelle Notizen für jede Erinnerung eingestellt werden.

Es wird eine Kanban Sicht geben. Dabei werden die Aufgaben in einem Kanbanboard dargestellt. 


Ich bin schon sehr gespannt auf die Neuerungen. Vor allen die Ansicht der Aufgaben in einem Kanbanboard finde ich sehr gut. Das neue Design muss ich mir dann erst mal ansehen.

Insgesamt ist es wohl immer wieder notwendig. das Tool weiter zu entwickeln. Aus meiner Sicht besteht das Risiko, dass das Tool mit Funktionen überladen wird. Und auch die Änderung der grafischen Oberfläche ist nicht ohne Risiko. Denn der/die Anwenderin muss ich umstellen. Das begeistert nicht jeden. Aber lassen wir uns überraschen.



Freitag, 20. November 2015

Digitalisierung von Prozessen mit MindManager


Das Thema Digitalisierung oder Arbeiten 4.0 begegnet uns heute in vielen Diskussion und Veröffentlichungen. Ich finde die Idee dahinter sehr interessant, ganze Prozessketten zu Digitalisieren.  Spannend finde ich auch die neuen Möglichkeiten, die sich dem Fachbereich bieten. Denn durch die IT-Anwendungen besteht jetzt auch die Möglichkeit, dass der Fachbereich selbst seine IT-Lösungen auf Basis bestehender IT-Anwendungen umsetzt. Das bietet viele Vorteile.

In diesem Blogpost möchte ich ein konkretes Lösungsbeispiel vorstellen. 

Mit der Version 2016 von MindManager wurde die Möglichkeit geschaffen, Prozesse darzustellen. Die einfache und intuitive Bedienung von MindManager blieb dabei erhalten. Damit besteht die Möglichkeit, sehr schnell Prozesse darzustellen. Hinzu kommen die Möglichkeiten, Notizen und Links einzufügen.

Nun kommen wir zu einem Beispiel. Es besteht die Aufgabe, die Eintragungen in einem Plan zu prüfen. Diese Prüfung muss von einem Vorgesetzten gegen gezeichnet werden.

Der Prozess sieht dann wie folgt aus:
Bild 1: Prozessdarstellung





Prüfung durchführen
Neben dem Prozessschritt „Prüfung durchführen“ befindet sich ein Notizfeld. Dort sind die konkreten Prüfschritte hinterlegt.   




Prüfung dokumentieren

Ebenfalls als Link ist das elektronische Dokument hinterlegt, in dem die Eintragungen vorgenommen werden.



Workflow durchführen


Auch der Prozessschritt „Workflow durchführen“ ist als Link direkt aufrufbar. 





Die jeweiligen Dokumente befinden sich in einem Dokumentenmanagement System. Die Prozessübersicht mit MindManager stellt somit eine Art Dashboard oder Übersicht dar. 

Mit diesem „Baukastensystem“ kann sehr schnell und einfach ein Prozessablauf erstellt werden. Für den/die Anwender/-in ist es anhand der Prozessdarstellung sehr einfach möglich, die erforderlichen Schritte nachzuvollziehen. Gleichzeitig sind alle notwendigen Informationen und Dokumente zum Prozess durch direkte Verlinkung aufrufbar.

Mit dem Reader von MindManager kann die als PDF exportierte Mindmap auch direkt in das Dokumentenmanagement System eingebunden werden. 

Noch ein Hinweis zum Schluss. Die Zeiten von vollständigen Prozessketten für ganze Bereiche sind aus meiner Sicht vorbei. Die reine "Mechanik" muss einem agilen Vorgehen weichen. Jedoch wird es immer noch Abläufe geben, für die sich Prozesse sehr gut eignen. Und dort bildet die Digitalisierung die Chance, diese Prozesse sehr einfach abzubilden. Und soweit möglich automatisch ablaufen zu lassen. Die frei werde Zeit kann dann für neue Aufgaben verwendet werden. Und zwar für solche, die nicht durch IT-Anwendungen erledigt werden können.

Samstag, 26. Juli 2014

Software und Projektmanagement; ein Projektcockpit

In meinem heutigen Post möchte ich ein wenig über die bei uns eingesetzte Projektmanagement Software schreiben. 

Das Interessante gleich vorweg: die Software ist unter dem Stichwort "Projektmanagement Software" bekannt. Aber der Reihe nach.

Wie bin ich auf die Idee gekommen, diese Software einzusetzen? Ein Faktor ist sicher, dass wir diese Software schon im Einsatz haben. Der ganze Beschaffungsvorgang war schon abgeschlossen. Die Software war produktiv im Einsatz und die Barrierefreiheit lag vor. Und da lag der Gedanke nahe, diese Software auch für das Projektmanagement einzusetzen.

Da die Software Funktionalitäten für das Projektmanagement nicht "out of the box" hatte, stand am Anfang eine Sammlung der Themen, die ich von der Software unterstützt haben wollte. 
Geleitet hat mich der Gedanken: weniger ist mehr. Denn nach meiner Erfahrung ist man nur erfolgreich, wenn alle die Software anwenden und nicht nur der Projektleiter.

Entstanden ist eine übersichtliche Lösung. Trotz dieser Übersichtlichkeit liegt der Fokus klar auf Zielorientierung. 

Ich möchte jetzt in diesem Post nicht alle Funktionen aufzählen. Für mich ist jedoch eine Funktion, ein klares Alleinstellungsmerkmal. Und zwar die Verbindung von Projektauftrag über dem Arbeitspaket zum Dokument. Dabei handelt es sich um Verbindungen, die enorme Transparenz bieten. 
Die Wertschöpfung im Projekt erfolgt an den Dokumenten. Und die befinden sich nicht irgendwo in der Ablage sondern gehören zum Arbeitspaket. Und das Arbeitspaket gehört zum Projektauftrag. Der Statusbericht, den die Software auch hat, liest diese Daten ein. Damit entsteht ein umfassendes Bild von dem tatsächlichen Stand des Projekts. 

Eingesetzt wird ein Projektcockpit, das mit der Software DHC Vision realisiert worden ist.